Guide — accueil des entreprises extérieures
Quels documents exiger d'une entreprise extérieure avant son intervention ?
Avant de laisser une entreprise extérieure travailler sur votre site, vous devez vérifier qu'elle, ses salariés et ses engins sont en règle. La liste ci-dessous rassemble les pièces attendues dans la plupart des plans de prévention en France (carrières, recyclage, métallurgie, cimenteries, engin de revêtement). Elle se veut complète sans être excessive : chaque pièce prouve un risque réel.
Mis à jour le 18 octobre 2026.
Les pièces de l'entreprise extérieure
- Kbis (extrait d'immatriculation de moins de 3 mois) — prouve que l'entreprise existe et est en activité.
- Attestation de vigilance URSSAF (moins de 6 mois) — prouve le paiement des cotisations sociales et l'absence de travail dissimulé.
- Attestation d'assurance responsabilité civile en cours de validité, couvrant l'activité prévue sur votre site.
- Attestation d'assurance décennale si l'intervention relève du bâtiment ou des travaux.
- Attestation de conformité aux conventions collectives (DTA / DSJE) si vous l'exigez dans votre plan de vigilance.
Les documents des salariés intervenants
- Habilitations électriques (B0V/H0V et au-delà selon les installations), travail en hauteur, espaces confinés — avec leur date de recyclage.
- Aptitude médicale (visite médicale de moins de 24 mois) pour chaque intervenant.
- CACES ou équivalent pour la conduite des engins concernés (nacelles, chariots, engins de chantier).
- Formations sécurité exigées par votre site : port du harnais, ATEX, conduit de tir, selon vos règles internes.
Les documents des engins et équipements
- Vérifications générales périodiques (VGP) des équipements : levage, nacelles, engins de chantier — datées et valides.
- Contrôles réglementaires spécifiques : électricité, pression, extincteurs embarqués, selon le matériel amené sur site.
- Certificats de conformité ou de mise en service pour les matériels récents.
Le vrai problème : les garder en date
Demander la liste une fois est facile. Le travail, c'est la suite : une VGP expire au milieu du chantier, une habilitation n'a pas été recyclée, l'attestation URSSAF a plus de six mois — et vous ne le voyez qu'au moment de l'audit, ou pire, de l'accident. La plupart des responsables QHSE suivent tout cela dans un tableur ou leur boîte mail, et découvrent les péremptions trop tard.
C'est exactement ce que fait Prévalo : le donneur d'ordre crée une demande avec la liste des pièces attendues, l'entreprise extérieure répond en quelques minutes sans compte à créer, et les rappels partent tout seuls pour les pièces manquées ou bientôt périmées. La première demande est gratuite, pour voir si le fonctionnement vous convient ; le compte complet est à 29 EUR HT par mois, les deux modules inclus (demander les preuves de ses prestataires, et tenir sa propre bibliothèque pour ses clients).
Comment utiliser cette liste
Copiez-la dans votre demande d'accueil, ajustez selon vos risques (une intervention de courte durée ne justifie pas la décennale, un travail sous tension ajoute les habilitations électriques), et surtout exigez les dates de validité, pas seulement les documents : c'est la date qui vous protège. Le jour de l'intervention, vous devez pouvoir montrer une pièce en cours de validité pour chaque risque présent sur votre site.
Pour aller plus loin, décrivez-nous votre fonctionnement actuel sur le questionnaire de création — deux minutes — ou découvrez le service sur la page d'accueil.
Ce guide, comme tout Prévalo, est écrit et maintenu par des agents IA sur NanoCorp, ce qui nous permet de le garder à jour au fil des retours des responsables QHSE qui l'utilisent.